Categories
Main

Tổng quan về lập kế hoạch kinh doanh

Nhanlamluanvan.com xin chia sẻ đến bạn tổng quan về lập kế hoạch kinh doanh, bao gồm: Khái niệm, vai trò, mục đích và tiến trình.

Tổng quan về lập kế hoạch kinh doanh

>>> Xem thêm: Tổng hợp các phương pháp định giá doanh nghiệp

1. Khái niệm và vai trò và mục đích của việc lập kế hoạch kinh doanh

1.1. Khái niệm

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi chúng ta lập được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Có kế hoạch sẽ tập trung được các nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình. 

Kế hoạch kinh doanh là một bản miêu tả về một ý định kinh doanh mà nhà quản lý doanh nghiệp muốn thực hiện. Nó cũng là một kế hoạch về việc nhà quản trị doanh nghiệp muốn điều hành và phát triển ý định kinh doanh đó như thế nào. 

Kế hoạch kinh doanh nó có tác dụng đối với doanh nghiệp nói riêng và hoạt động của con người nói chung như sau: 

Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đến hàng hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch. 

Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách ……

Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ, và có tính khả thi. 

Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá trình ra quyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh. Kế hoạch hoá là một trong những phương tiện quản lý gồm các nội dung cơ bản sau: Chẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự. 

Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong công việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp, nó cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch, sẽ xác định được mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ phối hợp hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. Thiếu kế hoạch, sẽ khó khăn trong việc xác định quỹ đạo của doanh nghiệp, lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, lập kế hoạch buộc các nhà quản trị phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ và ngoài môi trường. 

Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, tạo mục tiêu và tiêu chí rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi lệch quỹ đạo. Lập kế hoạch cung cấp những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, lập kế hoạch và công tác kiểm tra là những công việc không thể tách biệt, không có kế hoạch cũng không có công tác kiểm tra (vì ta biết kiểm tra giữ cho hoạt động theo đúng kế hoạch bằng cách điều chỉnh các sai lệch. Như vậy kế hoạch cung cấp cho ta những tiêu chuẩn để kiểm tra) 

Kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh tế. Cùng với quá trình phát triển lực lượng sản xuất, quá trình xã hội hoá sản xuất và nở rộng phân công hiệp tác lao động, phạm vi và trình độ kế hoạch hoá ngày càng được nâng cao tương xứng. Trên phương diện đó, kế hoạch hoá là thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xã hội. 

Đối với nhà quản trị, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. Nói cách khác, khả năng và kỹ năng lập kế hoạch được coi là những tiêu chuẩn quan trọng nhất về năng lực của cán bộ quản lý. Sự thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của kế hoạch hoạt động do anh ta chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo.

Ngoài ra, việc chuẩn bị bản kế hoạch tạo cơ hội hoàn thiện những phương pháp kế hoạch hoá được sử dụng trong công việc kinh doanh, đồng thời giúp cho việc trình bày về doanh nghiệp của tổ chức trước các đối tác mang tính chuyên nghiệp hơn, tổ chức có thể quyết định lập một kế hoạch nhằm đáp ứng một hay nhiều nhu cầu như: 

Tìm kiếm nguồn tài trợ, một kế hoạch kinh doanh tốt là công cụ có tính thuyết phục nhất mà tổ chức có thể sử dụng, đồng thời cũng là tài liệu bắt buộc phải có đối với các tổ chức.

Đưa ra định hướng, quá trình chuẩn bị bản kế hoạch giúp tổ chức suy nghĩ một cách khách quan về doanh nghiệp của mình, về những điểm mạnh điểm yếu nội tại, những cơ hội và mối đe dọa từ bên ngoài, sự cần thiết và thời điểm ra những quyết định chiến lược. 

Truyền đạt được tới đối tác tới nhà đầu tư cũng như những nhân viên chủ chốt, qua đó củng cố niềm tin vào các mối quan hệ, sự tín nhiệm cũng như khuyến khích và tập trung hơn nữa những nỗ lực của nhân viên, tóm lại là tạo ra được một tầm nhìn chung. 

Tạo ra những công cụ quản lý mới, quá trình chuẩn bị một bản kế hoạch sẽ cung cấp những phương tiện quản lý có lợi về lâu dài cho tổ chức. Những phương pháp này có thể được sử dụng lại khi các bản kế hoạch được cập nhật hoặc lập cho những mục đích khác. 

Ví dụ: Vì sao các doanh nghiệp nhỏ ít lập kế hoạch kinh doanh: 

Như ta biết kế hoạch kinh doanh là một bản tổng hợp các công việc từ ý tưởng kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh, đầu tư … một kế hoạch kinh doanh tốt chỉ ra các vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước khi thực hiện dự án đầu tư và những việc cần phải làm khi thực hiện dự án đầu tư. 

Thực tế các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bởi vì: 

Trước hết, các doanh nghiệp nhỏ thường không có phòng kế hoạch đầu tư. Bộ phận bán hàng và kinh doanh thường chỉ chú trọng vào công việc của mình mà không quan tâm tới công tác lập kế hoạch cho cả doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp lại quá bận rộn với công tác quản lý không có thời gian để tập trung vào công tác lập kế hoạch vạch ra chiến lược và mục tiêu do đó công tác lập kế hoạch thường ngắt quãng hoặc năm có năm không. 

Các chủ doanh nghiệp nhỏ trực tiếp tham gia quản lý điều hành doanh nghiệp, họ thường nghĩ rằng mình có chiến lược trong đầu cộng với một đội ngũ nhân viên kinh doanh và sản xuất giỏi là đủ, họ thường chỉ nghĩ kế hoạch chỉ là một xấp giấy chứ không mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp. Thực ra để có được một bản kế hoạch kinh doanh, phải giành một thời gian nhất định để phân tích tình hình thị trường, vạch ra mục tiêu định hướng một cách đầy đủ hơn là chỉ suy nghĩ trong đầu. 

Một lý do quan trọng nữa là các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu thông tin, không có đầy đủ nhân viên để theo dõi biến động trên thị trường và tình hình cạnh tranh, chưa áp dụng công nghệ thông tin đặc biệt là internet, để tổng hợp phân tích thông tin trên thị trường trong nước và thế giới, các doanh nghiệp này cũng chưa quan tâm tới các tổ chức hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ và những thông tin mà tổ chức này cung cấp. 

Doanh nghiệp nhỏ còn có nguồn tài chính nhỏ không có điều kiện để mua thông tin thị trường từ các công ty nghiên cứu thị trường nên các doanh nghiệp nhỏ thường đi sau các tập đoàn lớn trong việc phát triển ý tưởng kinh doanh và sản phẩm. Lý do cơ bản vẫn là do nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có khả năng lập kế hoạch kinh doanh, điều này không có nghĩa là các doanh nghiệp này làm ăn dở, mà nhiều khi ngược lại. Nhưng nếu không có chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh cụ thể thì dù các doanh nghiệp có làm ăn khấm khá nhưng vẫn gặp phải nhiều khó khăn, nhất là khi gặp phải những cơ hội đầu tư mới, phải ra những quyết định quan trọng, chủ doanh nghiệp không biết quyết định của mình đúng hay không, khả năng có mang lại lợi nhuận hay không.

1.2. Vai trò

  • Kế hoạch kinh doanh là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp. 
  • Giúp cho doanh nghiệp tập trung ý tưởng và đánh giá tính khả thi. 
  • Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp. 
  • Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí.
  • Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra.

1.3. Mục đích của việc lập kế hoạch kinh doanh

Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đến hàng hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch. 

Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách …… 

Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ, và có tính khả thi.

Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá trình ra quyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh. Kế hoạch hoá là một trong những phương tiện quản lý gồm các nội dung cơ bản sau: Chẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự. 

Lập kế hoạch, định hướng cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh xuất phát từ những cơ sở chủ yếu sau: 

Các nguồn tài nguyên hạn chế: Sự khan hiếm tài nguyên là một vấn đề đặc biệt quan trọng bởi nó sẽ là một căn cứ chủ yếu để có thể dự báo tương lai của cong người. Các nguồn tài nguyên như dầu mỏ, nước sạch không khí trong lành… đang ngày càng trở nên khan hiếm là một thách thức ngày càng quan trọng đối với nhà hoạch định. Nguồn tài nguyên hạn chế đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch để sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên đó. 

Tính không chắc chắn của môi trường: Tình trạng không chắc chắn và hậu quả không chắc chắn của môi trường tác động đến những dự định cho kế hoạch tương lai của nhà doanh nghiệp, đòi hỏi họ phải dự đoán trước những bất ổn, những rủi ro có thể xảy ra, những hậu quả không mong muốn đối với hoạt động kinh doanh của họ.

2. Tiến trình lập kế hoạch kinh doanh

Từ dự báo bán hàng dài hạn chúng ta chuẩn bị được bảng kế hoạch bán hàng cho năm kế hoạch. Bắt đầu từ bảng kế hoạch bán hàng chúng ta đi xây dựng được các kế hoạch sản xuất hay kế hoạch mua hàng đi cùng với các kế hoạch chi tiết về sử dụng các yếu tố chi phí sản xuất và chi phí thời kỳ và sau cùng là kế hoạch tài chính. 

Quy trình này được nhóm tác giả Võ Thành Danh, Bùi Văn Trịnh, La Xuân Đào biên soạn như sau:

3. Hệ thống kế hoạch kinh doanh

Một hệ thống kế hoạch kinh doanh tiêu biểu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: